El problema: 11 horas semanales para hacer lo mismo
La empresa es una distribuidora de material de construcción con 60 empleados y unos 2.000 albaranes al mes. Cada lunes, dos personas del equipo de administración dedicaban entre 4 y 6 horas a revisar los albaranes de la semana anterior, introducir los datos en el sistema de facturación y generar las facturas para enviar por email.
El proceso tenía tres pasos manuales:
- Descargar los albaranes en PDF del correo y del portal del transportista
- Introducir los datos (cliente, cantidad, referencia, precio) en el ERP
- Revisar que los totales cuadraban y enviar la factura
Errores frecuentes: referencias mal tecleadas, facturas con el precio incorrecto, albaranes que se perdían en la bandeja de entrada. Cada error significaba una corrección manual y, a veces, una reclamación del cliente.
"Llevamos años haciéndolo así. Sé que es una barbaridad de tiempo, pero no sabíamos que se podía automatizar sin liarse mucho."
— Responsable de administración
El diagnóstico: tres pasos, uno automatizable al 100%, dos con IA
Antes de proponer nada, mapeamos el flujo real. No el proceso ideal: el proceso que hacían de verdad, con sus atajos y sus casuísticas.
Encontramos tres tipos de albarán:
- Tipo A (72%): Albaranes del propio ERP, estructurados, con todos los campos siempre en el mismo lugar. Automatizable al 100%.
- Tipo B (21%): Albaranes de proveedores externos, PDF con estructura variable pero predecible. Automatizable con IA + validación.
- Tipo C (7%): Albaranes escaneados, a mano o con baja calidad. Requieren revisión humana siempre.
La solución: un flujo por tipo de documento
Tipo A — Extracción estructurada
Para los albaranes del propio sistema usamos extracción de datos basada en reglas: coordenadas fijas en el PDF, expresiones regulares para los campos numéricos. Sin IA. Coste de proceso: 0,001€ por albarán. Tiempo: 2 segundos.
Tipo B — IA con punto de control
Para los albaranes externos usamos un modelo de extracción entrenado sobre 300 ejemplos históricos. El modelo devuelve los campos con un nivel de confianza. Si la confianza es alta (>0,92), el albarán pasa directo a facturación. Si es media (0,7–0,92), aparece en una cola de revisión con los campos pre-rellenados para que el operario solo confirme. Si es baja (<0,7), va a revisión manual completa.
Tipo C — Cola manual mejorada
Los albaranes escaneados de baja calidad siguen siendo manuales, pero ahora llegan clasificados, agrupados y con la interfaz de introducción de datos optimizada. El tiempo por albarán bajó de 8 minutos a 4.
Resultados después de 3 meses
| Indicador | Antes | Después | Mejora |
|---|---|---|---|
| Tiempo semanal en facturación | 11 h | 23 min | -97% |
| Errores por albarán mal introducido | 3,2% | 0,4% | -87% |
| Albaranes procesados/hora | 12 | 180 | +1.400% |
| Coste por albarán procesado | 1,80€ | 0,11€ | -94% |
Lo que aprendimos
- No existe un flujo perfecto desde el día uno. Las primeras 4 semanas ajustamos los umbrales de confianza. Empezar con validación humana en más casos de los necesarios es mejor que confiar ciegamente en el modelo desde el inicio.
- El 7% de casos difíciles no desaparece. La automatización no elimina la excepción, la hace manejable. El equipo de administración ahora solo toca lo que realmente necesita atención humana.
- El ROI fue inmediato. La implementación se amortizó en el primer mes de uso.